各教学单位：

      为更好地为各教学单位做好教材服务工作，完善各个工作环节，现就教材管理工作作出如下规定：

一、教材征订、到货
1、各教学单位在规定时间内（以教材征订通知为准）完成教材征订工作的，国开出版社广州服务站（即金地公司）（以下简称金地公司）根据各教学单位征订计划统一调配、预约配送，确保课前（以广州电大校历为准）到书。个别新出版及加印教材由于出版时间不确定，教材到货后尽快安排配送；
2、超过规定时间征订及追加征订的订单，如金地公司仓库有现货的，则按订单提交先后顺序及各教学单位开课时间或要求的送货时间安排配送；如金地公司库存不足，则需要向出版社调配教材。其中出版社有库存的，则需时7到10个工作日到货；如出版社需要加印，则到货时间不确定，教材到货后尽快安排配送。
3、需要向出版社调配的教材，每天10点前提交的征订单，出版社当天发货；10点后提交的征订单，出版社发货时间顺延一天；周五10点后提交的征订单，出版社顺延到下周一发货。
4、如受不可抗力因素影响（如物流延误、疫情等因素），具体教材到货时间不能确定，教材到货后尽快安排配送。请各分校（工作站）理解、支持和配合。

二、教材配送、收货及收货反馈
1、教材配送原则上提供点对点服务，预约配送后金地公司按各教学单位需求，把教材配送到指定的教材存放地点或仓库。各教学单位请尽量安排收货地点设在一楼。需要提供上楼服务的，请提前联系金地公司报备。
2、各教学单位收货时需安排专门人员验收教材。金地公司安排配送人员与各教学单位收货人员当面清点教材件数，确认无误后签名验收教材。
3、各教学单位收到教材后，需在7个工作日内按照随货清单（请注意，不是征订单）完成教材清点工作（金地公司教材打包方式说明见附件1）。如实收教材与随货清单无误，请在教材系统确认收货；如实收教材与随货清单有差错，请在教材系统回告错误（操作流程见附件2），并把差错教材拍照后发送给金地公司查核。金地公司核实后，如情况属实的，予以办理退换、补发。
4、各教学单位接收教材时，必须先核对发货批次和件数，件数不符必须当场向送货人员提出异议。收到教材后应及时按照随货清单清点教材，才能下发给分教点和学生。如收到教材后不按要求先清点教材，直接下发给分教点和学生再反馈收货差错的，教材科和金地公司将不予认可。

三、教材退货
1、各教学单位征订教材时应提高预见性，尽量减少积压和浪费。如因教学计划调整或招生情况变化导致积压，应尽快在教材系统申请退货，待教材科审核给予调剂。
2、允许申请的退书是当季国家开放大学出版社出版的改版教材。非改版教材，特别是公共基础课程的教材，每个学期都需要使用，为提高工作效率，避免重复工作，不建议申请退回此类常用教材。如有库余，请留待下一学期继续使用（因招生调整及开课计划变动除外）。外版教材，即非国家开放大学出版社出版的教材，在教材改革后，由于国家开放大学出版社不允许退外版教材，原则上不得申请退书，如有其他单位需要该教材，可以调剂使用时再通知申请退书。
3、对于改版教材，教材科每学期都会发布《新版及改版教材信息一览表》，并在教材系统列出相关教材（详见教材系统改版教材明细）。《新版及改版教材信息一览表》及教材系统中没有列出的教材均为在用教材，不建议申请退回此类常用教材。
4、根据省校教务处规定，不论课程以何种形式考核，都需要征订教材给学生上课。不得因考核形式改变，不给学生配发教材。不给学生配发教材的会影响该教学单位当季教材征订率的统计。
5、形成性考核册原则上不允许退书，确因和主教材多订了，形成性考核册需要与主教材配套数量申请退书。
6、期末复习指导由于国家开放大学出版社不允许退换，因此不允许退书，各单位在征订时务必根据本单位实际需要填写。
7、所有退书申请必须在备注里说明退书原因，教材科审核确认后方允许退书。未经审核通过的退书，金地公司将不予接收。
8、退书申请审核通过后，请在一周内把教材自行退回金地公司。退书时需附上退书清单，可在系统中打印出来（操作流程见附件2）。各教学单位的退书原则上由退书单位发回金地公司，如金地公司有送货可顺便提回退货。

四、教材结算
1、各教学单位需按照与国家开放大学出版社签订的合同要求，在合同规定的时间内与国家开放大学出版社（金地公司协助）完成对账和汇款结算工作。由国家开放大学出版社统一开具教材款发票。
2、未在规定时间完成汇款结算工作的教学单位（春季结算时间在6月10日前。秋季结算时间在11月10日前），省校教务处将视情况暂停其期末考试资格。


附件：
1、金地公司教材打包方式说明
2、教材系统相关操作流程说明

                                                                                                                                                                                                  广州电大教务处教材科
                                                                                                                                                                                                           2020.04.17.
 
附件1
金地公司教材打包方式说明
      教材配送时附有随货清单，清单右上角有标注发货批次和件数。例如“A36件”表示本次的发货批次为A或者是表述为A单，本批次的件数为36件。每件图书的外包装均贴有标签，标签内容有：购书单位、书名、出版社、ISBN、定价、包装编号、此书共多少册共多少件本包装为第几件及多少册等信息。包装编号分两段表示，中间用“-”间隔，前半段英文字母表示发货批次，后半段的阿拉伯数字与随货清单上的序号完全对应一致，例如编号为“A-1”前半段“A”表示发货批次为“A”，“1”表示随货清单序号为“1”的图书与本标签的图书品种和数量完全一致。同时清单上最右侧的包+册表示包装规格。如3+20/40，则表示3件标准件+零包20册，每个标准件的册数为40册，共140册包装成4件，3个标准件和1个零包件。根据国家开放大学出版社及教材科一贯做法，零包会有拼包的情况。如有特殊要求的请提前向金地公司报备。


附件2
教材系统相关操作流程说明
1、收货回告操作流程：教材系统→发行管理→发行单列表→对应发行单→回告→找到差错教材→回告错误→处理方法→确定返回→下一步→收货件数→确认提交。
2、退货单打印流程：教材系统→退货管理→申请退货→状态选择“已同意，待寄回” →搜索→打印→弹出打印界面→点击书名。按书名拼音顺序排列→打印退书清单。